民國112年12月4日水北畫字第1120505489號函修正
一、經濟部水利署北區水資源分署(以下簡稱本分署)為提升處理電子信箱信件之效能，特訂定本規定。
二、信件類別：
(一)第一類：須正常處理或回復之信件，包含陳情書、申請書、興革意見或施政諮詢等。
(二)第二類：毋須分辦之重複信件。
(三)第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
三、信件處理作業權責劃分：
(一)秘書室：分署長及民意電子信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催、提報統計報表及績效考評事宜。
(二)計畫科：本分署電子信箱之設置、資訊技術與管理。
(三)各單位：本分署電子信箱信件之答復。
四、信件處理時限及方式：
(一)第一類信件：由秘書室收件後，於1日內分辦權責單位處理；各單位自分辦次日起5個工作天內，依分層負責權限劃分，撰擬回信(稿)核判後，由秘書室及分署長室各電子信箱專責人員答復。
(二)第二類及第三類信件：由秘書室收件後，於一日內逕行存查；但仍應予以登記，以利查考。
(三)信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分應於總收文日起1日內申請改分作業。
(四)信件展期：
1.案情複雜信件如無法於期限內辦結者，應於公文線上簽核系統填列公文展期申請單說明具體原因，於限辦日期前完成展期手續。
2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。
3.本電子信箱信件處理流程圖(如附件1)。
(五)信件存參：如有符合行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點第十四點規定得不予處理之信件，請承辦人簽辦敘明具體理由，並於辦理期限內經單位主管決行，後會本分署秘書室解除列管。
五、信件處理原則：
(一)秘書室及分署長室專責收文人員應隨時查看信箱信件，並予分辦，各單位收文後應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓公文。
(二)答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
(四)信件非屬本分署權責時，應逕移主管機關處理，並回復陳情人。但由上級機關交辦之案件，非屬本分署主管業務者，應通知本分署秘書室洽上級機關改分或增列其他機關。
(五)如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回復民眾告知預定辦理進度，並於案件處理告一段落後再次完整回復。
(六)處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
(七)回復時隨信檢附「經濟部水利署北區水資源分署電子信箱滿意度問卷」(詳附件2)供民眾以電子信箱填復，如表達不滿意者，請秘書室簽請權責單位，於收辦5日內針對民眾不滿意之項目，進行檢討或採取相關處理措施。
六、績效考評：
(一)本分署秘書室於年度終了時，按各單位電子信箱績效考評表(詳附件3)辦理考評，考評重點包括辦理案件數、處理時效及滿意度。
(二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎二次；評比列為第二名且成績優等之受評單位，得提報二名相關人員記嘉獎一次。本分署資訊人員及相關執行人員亦得一併簽報辦理，如該等有功人員屬勞務承攬者，則依其執行成效酌給榮譽假。
(三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本分署行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，簽報分署長(或授權人)議處。
七、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。